Грамотная организация документооборота является ключевым моментом любого бизнеса. Как показывает практика, эффективно справиться с ведением дел может не каждая компания. Во многом это связано с большим потоком документов (как внутренних, так и внешних). Ежедневно сотрудники компании обрабатывают множество различной документации, что зачастую снижает продуктивность.
Немаловажным аспектом при этом является вопрос согласованности, что зачастую страдает из-за отсутствия концентрации внимания. Важно понимать, что от четкости поставленных задач и безукоризненного выполнения инструкций зависит успех бизнеса. Для полноценной работы лучше воспользоваться услугами внешнего управления документооборотом https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/ в профессиональной компании.
Что такое внешние документы и как ими управлять
К разряду внешних относят документы, которые поступают на предприятие из других организаций и сторонних источников. К ним относятся:
- законодательная база, состоящая из нормативных актов, кодексов и т.п;
- реестры надзорных инстанций и стандартизирующая документация — инструкции, техрегламенты, правила безопасности и др;
- информационные источники — справочная литература;
- документы от контрагентов, заказчиков и пр.
Под управлением внешним документооборотом понимают реализацию системных процессов с целью подготовки, рассмотрения, хранения документов и при необходимости их уничтожения. Проводится данная деятельность с соблюдением установленных правил. Организация такой работы проводится по определенным стандартам. При рациональном подходе к внешнему документообороту достигается грамотное управление бизнесом.
Задачи управления
Профессиональные услуги в сфере управления внешним документооборотом — это качественный инструмент, которые несет контрольную и координирующую опцию. Специалисты компании включают соответствующие документы в систему, учитывая все этапы обработки: поступление, согласование, утверждение, передача и уничтожение. При отсутствии четкого алгоритма владельцы бизнеса утрачивают контроль за ситуацией. При этом теряется время и увеличиваются ненужные расходы компании.
В настоящее время деятельность организаций основывается на совокупности бумажного и электронного документооборота. Задача специалистов — обеспечить баланс между ними, включив их в единую систему. Важно не только согласовать все этапы реализации движения документов, но и обеспечить их понимание, учет и отслеживание актуальности.
Загрузка...
